La procédure administrative traite de trois (03) points essentiels :
11.1. Traitement du courrier
11.1.1. Courrier Départ
Tout courrier émanant du conseil d’anciens vers quelque direction que ce soit est appelé courrier départ.
Une fois un courrier signé par quiconque est mandaté par le conseil d’anciens, le secrétariat paroissial/assistante administrative lui attribue un numéro chronologique avant sa transmission à l’intéressé sur décharge sur une photocopie dudit courrier.
- la photocopie du courrier portant la décharge est classée par l’assistante administrative dans un chrono prévu à cet effet
- l’original du courrier est transmis au destinataire par tout moyen efficace
Un registre des courriers départ est ouvert où sont enregistrés les courriers départ en précisant :
- le numéro du courrier
- la date d’émission du courrier
- l’initiateur du courrier
- le destinataire
11.1.2. Courrier Arrivée
Tout courrier adressé au conseil d’anciens est appelé courrier arrivé.
Lorsqu’un courrier arrive, le secrétariat paroissial/assistante administrative l’enregistre dans un registre prévu à cet effet en indiquant :
- un numéro qui lui est attribué de manière chronologique par l’assistante administrative
- la date d’arrivée du courrier
- l’expéditeur
- l’objet
Elle porte le courrier à la connaissance du pasteur responsable de la paroisse à travers le parapheur.
Après exploitation du courrier par le conseil d’anciens, il revient à l’assistante administrative qui le classe dans un chrono prévu à cet effet.
11.2. Tenue des registres paroissiaux
11.2.1. Registres
De façon non exhaustive, la paroisse exploite douze (12) registres :
- quatre registres pour la préparation à la Sainte Cène, (Hommes, Femmes, Jeunes hommes et jeunes femmes)
- un registre des procès-verbaux des conseils d’anciens
- un registre des procès-verbaux des conseils d’anciens élargis
- un registre des procès-verbaux de la commission financière
- un registre des annonces paroissiales
- un registre d’accueil des nouveaux
- un registre où sont inscrits les catéchumènes
- un registre où sont inscrits les enfants du culte d’enfants
- un registre du bureau paroissial
Chaque fois que cela sera nécessaire d’introduire un registre, on précisera son utilité et son responsable en chef.
Les quatre registres de préparation à la Sainte Cène, le registre des catéchumènes et le registre du culte d’enfants, sont tenus par les pasteurs, sauf dérogation expresse.
Le registre des procès-verbaux du conseil d’anciens, le registre des procès-verbaux des conseils d’anciens élargis et le registre des annonces paroissiales sont tenus par le secrétariat paroissial.
Le registre des procès-verbaux de la commission financière est tenu par le trésorier paroissial.
Le registre d’accueil des nouveaux est tenu par le responsable de la sous-commission mission et évangélisation.
11.2.2. Boîte Postale paroissiale
La boîte postale de la paroisse est sous la responsabilité du pasteur responsable de la paroisse qui en contrôle les mouvements.
11.3. Communication et information
11.3.1. Communication et Information Interne
Tout communiqué, annonce ou affichage doit porter le visa du pasteur responsable de la paroisse.
11.3.2. Communication externe et Relations Publiques (Internet,…)
Tout document à publier dans le site web de la paroisse doit requérir l’autorisation du chef de la paroisse après avis de la commission en charge de l’information et de la communication.